POR QUE TER UM CÓDIGO DE ÉTICA?
A cultura é o ativo mais valioso da Diamantina Toyota. É ela que pauta o perfil das pessoas que formam as nossas equipes e a maneira como a rotina da nossa empresa é conduzida. Nossa cultura é tão determinante em todas as nossas decisões que representa uma etapa decisiva nos nossos processos de promoção, desligamento e, naturalmente, nas seleções, para que todos os que entrem para o grupo caminhem na mesma direção moral da empresa e das pessoas que fazem parte dela. Sendo assim e, partindo do pressuposto de que a Diamantina Toyota é formada por pessoas de valores muito semelhantes, qual é a necessidade de ter um código de conduta? A resposta é simples.
Ainda que os anseios da empresa direcionem, muito assertivamente, o perfil das pessoas que compõem seu grupo, é natural e extremamente possível que surjam situações em que tomar decisões possa parecer algo difícil e desafiador. Diante da dúvida é sempre melhor ter o que consultar e pautar suas atitudes na conduta estabelecida pela empresa, afinal, priorizamos a autonomia e o nosso desejo é que todos consigam agir, nas mais diversas situações, sem ter que consultar seus líderes. Também esperamos que este documento oriente a conduta, não só de nossos colaboradores, como a de nossos parceiros, clientes, fornecedores e de todos aqueles que, de alguma forma, se relacionam com a empresa e com os nossos serviços.
CONDUTAS QUE ESPERAMOS DOS NOSSOS FUNCIONÁRIOS
• Desempenhar suas atividades em consonância com este Código e seguir as políticas e normas internas da Diamantina Toyota, estimulando e orientando os seus colegas nesse sentido; Manter uma atitude profissional positiva, honesta, de respeito, confiança e colaboração; Agir com imparcialidade, objetividade, transparência e cortesia com administradores, empregados, fornecedores, clientes, acionistas e investidores; Agir em estrita conformidade com todas as leis locais, nacionais e internacionais aplicáveis, inclusive o antissuborno e anticorrupção;
• Preservar o patrimônio da Diamantina Toyota, incluindo sua imagem e reputação, instalações, equipamentos e materiais; Respeitar as regras e regulamentos dos locais nos quais os colaboradores estiverem desempenhando atividades relacionadas à Diamantina Toyota; Ser diligente e responsável na relação com as autoridades, clientes, concorrentes, fornecedores, membros das comunidades e demais indivíduos com que a Diamantina Toyota se relaciona no exercício das suas atividades regulares; Evitar qualquer situação de conflito de interesses próprios com os da Diamantina Toyota e, quando não for possível, agir com imparcialidade ou abster-se de representar a Diamantina Toyota;
• Não estabelecer relações comerciais com empresas ou indivíduos que não observem padrões éticos, de saúde, de segurança e de direitos humanos; Agir com responsabilidade social e com respeito à dignidade humana; Executar as atividades diárias respeitando a segurança e a saúde; Respeitar a confidencialidade, evitando que informações de estratégia e segredos comerciais vazem ou sejam vendidos ilegalmente, prejudicando a Diamantina Toyota.
CONDUTAS NÃO TOLERADAS E PASSÍVEIS DE MEDIDAS DISCIPLINARES E LEGAIS
• Uso do cargo visando obter vantagens pessoais, facilidades ou qualquer outra forma de favorecimento ou benefício pessoal ilegítimo, ou para terceiros de suas relações; Oferecer ou receber presentes, de qualquer gênero, em desacordo com as disposições deste Código e como meio de exercer influência indevida, ou auferir ganho pessoal ou prêmio para si ou para terceiros ferindo a lei anticorrupção; Ofertar, pagar, prometer ou autorizar um benefício pessoal (seja pagamento ou qualquer outro tipo de vantagem), direta ou indiretamente, a qualquer funcionário de governo ou empresas privadas, de qualquer esfera e país;
• Discriminar em função de etnia, origem, gênero, orientação sexual, crença religiosa, condição de sindicalização, convicção política, ideológica, classe social, condição de portador de deficiência, estado civil, idade ou condição física; Assediar de qualquer natureza, inclusive moral ou sexual, provocando constrangimento alheio;
• Impor ao outro a sua posição política, ideológica, espiritual e religiosa, uma vez que a Diamantina Toyota preza pela neutralidade e pela individualização de cada optante;
• Oferecer hospitalidade ou entretenimento, realizar doações ou contribuições sociais em nome da Diamantina Toyota em desconformidade com suas políticas e normas ou sem a obtenção da autorização interna necessária, contrariando as políticas públicas, éticas e sociais da empresa.
CONTRATAÇÕES E PROCESSOS SELETIVOS
• Colaboradores que tenham conhecimento que algum amigo ou parente, de qualquer grau, que seja candidato a uma das vagas na Diamantina Toyota (indicado por ele ou não), devem informar esse fato à área de recrutamento durante o processo seletivo;
• O processo deverá ser discutido pelas áreas responsáveis para que as contratações aconteçam sem que haja conflito de interesses de quaisquer partes, principalmente se houver uma relação significativa de hierarquia entre os envolvidos;
• O recrutador que tenha relação de amizade ou parentesco com candidatos não podem participar diretamente das etapas em que estes interessados estiverem envolvidos;
• O processo de escolha dos candidatos deve levar em conta as suas competências e aderência cultural, não sendo permitido qualquer tipo de discriminação ou privilégio;
• Optando por escolher o candidato com parentesco com outro colaborador, a gerência deverá ratificar a escolha expressamente.
RELAÇÃO COM COLEGAS DE TRABALHO
• Esta empresa não proíbe as relações afetivas entre funcionários, mas não permite o relacionamento amoroso entre colaboradores que tenham grau de subordinação ou que, direta ou indiretamente, atendam o (a) parceiro (a) ou possam influenciar nas atividades destes. Situações que configurem o quadro acima deverão ser comunicadas à área de RH para acompanhamento ou mesmo para que seja verificada a possibilidade de remanejamento de um dos colaboradores para outro departamento da empresa.
• Em todos os casos, as partes envolvidas devem se relacionar, dentro desta empresa, como colegas de trabalho, não deixando o relacionamento íntimo/pessoal influenciar em suas posturas profissionais. Em nenhuma hipótese qualquer das partes envolvidas na relação pode gerar ou permitir situações de assédio, abuso de poder, conflito de interesses ou desrespeitar quaisquer regras vigentes.
• Os relacionamentos não devem interferir nas decisões e no desempenho dos colaboradores envolvidos.
• Não é tolerado que o andamento das operações seja prejudicado pela dificuldade de relacionamento ou que problemas de afinidade interfiram no desempenho profissional.
• Demonstrações públicas de afeto e intimidade não podem desrespeitar o ambiente de trabalho e as pessoas que nele estiverem. Dentro desta empresa não será permitido carícias ou contatos íntimos, inclusive o beijo, mantendo o profissionalismo e o respeito.
• Será inaceitável iniciar ou dar continuidade a boatos e intrigas, inclusive brigas dos interessados dentro do ambiente de trabalho.
• Não é permitido inflamar a imagem de colegas fazendo comentários vexatórios ou críticas desconstrutivas em relação à sua performance profissional, bem como cometer qualquer tipo de discriminação.
• Cometer, permitir ou ser cúmplice de qualquer tipo de assédio.
Assédio é qualquer conduta verbal, virtual ou física com o intuito de humilhar, coagir, rebaixar ou ameaçar a integridade física ou psicológica do outro. Não são aceitas quaisquer formas de assédio, nem situações que configurem desrespeito, intimidação ou ameaça no relacionamento entre empregados, independentemente do nível hierárquico. Ilustramos, a seguir, algumas situações que podem configurar tais condutas e que não serão aceitas, sob nenhuma circunstância na nossa rotina:
- Humilhação pública por meio de piadas, insultos e insinuações vexatórias;
- Líderes que desrespeitam subordinados e usam de tom de voz e linguajar inapropriados para se referir a eles;
- Qualquer tipo de relação entre líder e subordinado, que configure ameaça ou abuso de poder.
Qualquer situação que contemple os pontos acima deve ser informada de forma privada ao seu líder direto ou superior hierárquico, sem qualquer risco de recriminação. A conduta denunciada será avaliada e as atitudes cabíveis serão tomadas. Embora estejamos em um ambiente leve e descontraído, brincadeiras só são permitidas, com muito respeito, dentro dos limites estabelecidos pelas pessoas envolvidas.
ATENÇÃO!
1 – Qualquer local em que os trabalhadores estejam no exercício das suas funções representando a empresa é considerado local de trabalho para os fins deste código.
2 - A noção de assédio e discriminação é a contemporânea e, portanto, ampla e aberta, de forma a abranger todo comportamento indesejado, ou crie um ambiente intimidativo, hostil, degradante, humilhante ou desestabilizador, violando os comportamentos descritos neste código.
3 – A Diamantina Toyota se compromete a prevenir e combater todos os tipos de assédio e discriminação, em suas mais variadas concepções e formas.
4 – A discriminação está relacionada ao ato de distinguir, diferenciar ou relegar alguém com base em características físicas, raciais, orientação sexual, gênero, etc.
CONSUMO DE ÁLCOOL, DROGAS E OUTROS NAS DEPENDÊNCIAS DA EMPRESA.
• O consumo de álcool não é recomendado em qualquer situação em que os profissionais estejam desempenhando atividades que exigem reflexo, alta concentração e é proibido em casos que apresentem algum tipo de risco.
• Em que pese a permissão do consumo em determinadas situações, como exposto acima, é responsabilidade exclusiva do colaborador realizar o uso consciente e moderado de bebidas.
• A Diamantina Toyota promove alguns eventos internos/externos que permitem o consumo de álcool, porém, é preciso que o colaborador tenha idade mínima legalmente estabelecida para que possa consumi-las.
• São proibidos o porte e o consumo de qualquer substância ilícita no ambiente de trabalho e imediações, em qualquer situação.
• Não é permitido fumar nas dependências da empresa em qualquer situação, nem portar armas de fogo ou arma branca. Artefatos como estiletes, tesouras e outros semelhantes devem ser utilizados apenas como ferramentas de trabalho e com cuidado.
O colaborador irá responder por qualquer ato ou conduta inapropriada de acordo com a CLT, este código, demais regulamentos internos da empresa e legislação aplicável.
RELAÇÃO COM FORNECEDORES E COMÉRCIO INFORMAL DE PRODUTOS PESSOAIS
• Todas as negociações devem ser estabelecidas formalmente, com fornecedores idôneos, certificados e que emitam nota fiscal.
• Durante a negociação com fornecedores e afins, não é permitido estabelecer relações para ganho pessoal ou para o benefício de familiares ou amigos próximos.
• É permitido indicar fornecedores, desde que não haja nenhum tipo de comissionamento ou bonificação de nenhuma das partes.
• É proibido receber qualquer tipo de benefício, seja em forma de dinheiro, propriedade, serviços ou outros, de modo direto ou indireto, de fornecedores ou de terceiros que tenham vínculo comercial com a Diamantina Toyota.
• Orientamos que os brindes ou presentes recebidos de fornecedores, cliente e afins, independente do valor, sejam entregues para o marketing ou RH para que seja providenciado um sorteio. Exceções a essa regra são itens corporativos simples, como garrafinhas de água e materiais de escritório de pequeno valor (até R$ 50,00 ou equivalente em moeda local) como lápis, canetas, cadernos, agendas, blocos de anotações, e etc. No caso de presentes intransferíveis, tais como jantares, almoços, viagens, participação em eventos, orientamos que procure o líder imediato para relatar o que foi oferecido para avaliação.
• Todos os orçamentos devem ser aprovados de acordo com as verbas disponibilizadas para as finalidades em questão. A reformulação desses importes deve ser discutida com o superior de cada time e com o departamento financeiro.
• É vedada a comercialização informal de produtos dos mais diversos gêneros dentro ou ao redor da empresa. Tal atividade deverá ser exercida fora do horário normal de trabalho.
RELAÇÃO COM O PÚBLICO EXTERNO
• Assim como orienta o nosso deck de cultura, devemos tratar o nosso público, seja ele formado por clientes, parceiros, fornecedores, funcionários, admiradores e interessados, com muita atenção e respeito.
• Nunca devemos deixar de responder, de forma adequada e por pessoas designadas, dúvidas e orientar as pessoas que entram em contato conosco via redes sociais, site ou telefone.
• Devemos receber os visitantes em nosso ambiente de trabalho, apresentando o espaço e proporcionando uma experiência agradável. É preciso estarmos sempre atentos ao ambiente, mantendo-o limpo e arejado, além de ter o cuidado de tratar de assuntos delicados e confidenciais de forma reservada.
• Não é permitido utilizar linguagem ofensiva ou publicar conteúdos que violem as diretrizes deste código em nossos canais de comunicação.
• Não devemos nos posicionar politicamente ou emitir opiniões polêmicas e controversas em nome da empresa.
• Não é permitido falar em nome da Diamantina Toyota sem que você seja o porta-voz oficial. Caso seja convidado para entrevistas, palestras ou outras situações que envolvam exposição ou marketing da empresa, orientamos que procure o superior hierárquico.
• Nosso posicionamento na mídia e com as pessoas com quem convivemos deve ser sempre de respeito à diversidade, sem cometer nenhum tipo de discriminação.
• Na dúvida procurar o responsável técnico.
RELAÇÃO COM O MEIO AMBIENTE
• É dever de todos zelar pela prevenção do desperdício de água, energia, materiais e alimentos, bem como praticar e executar o descarte responsável do lixo orgânico, reciclável e eletrônico.
• O colaborador é corresponsável com a empresa no sentido de manter o cuidado do meio ambiente, em todos os seus biomas, evitando que o material genético da natureza se dissipe ou sua escassez prejudique nossa sobrevivência.
RESPEITO AOS DIREITOS DE PROPRIEDADE INTELECTUAL E INDUSTRIAL
Considerando o nicho de atuação da Diamantina Toyota é inegável que a busca por um mercado livre de atos e ações que violem ou possam violar os direitos de propriedade intelectual e industrial se mostra essencial para criação de um ambiente de negócios digitais ou não, forte e pujante, possibilitando que mais pessoas possam criar e distribuir o conteúdo com segurança. Nesse sentido, é vedado aos trabalhadores a prática dos seguintes atos e condutas, entre outras:
• Realizar, incentivar ou facilitar, para si ou para terceiros, o acesso a conteúdo ou produtos, físicos ou digitais, que agridam direitos de propriedade intelectual ou industrial da empresa ou de terceiros.
• Manter ou fazer uso de quaisquer artefatos pertencentes a Diamantina Toyota, digitais ou físicos, para fins que não sejam de trabalho vinculado a empresa, incluindo códigos-fonte, modelos de dados, textos, templates, currículos, imagens e quaisquer outros dados pertencentes ou obtidos na atividade de trabalho.
• Qualquer produto desenvolvido dentro da nossa empresa que se trate de inovação ou novidade comercial, deverá ser tratado com as pessoas indicadas e os responsáveis não poderão tirar os dados de dentro da empresa sob qualquer circunstância. Eventual translado deverá ser assinado termo expresso pelo diretor.
• Os colaboradores deverão assinar termo de confidencialidade e eventual vazamento implicará em responsabilidade administrativa, civil e criminal.
• A Diamantina Toyota incentiva a inovação e qualquer funcionário poderá nos procurar para trazer ideias e estratégias para melhorar nosso serviço, com a devida compensação, desde que seja realmente algo rentável.
SIGILO DE INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS E DADOS DE ACESSO INTERNOS
• Pessoas que tiverem acesso a dados sigilosos sobre a Diamantina Toyota, clientes, parceiros, funcionários e interessados, devem se comprometer a não divulgá-las em nenhuma situação.
• Essas informações não devem ser difundidas, nem para o mercado, nem de maneira informal, a colegas de trabalho ou amigos pessoais, em situações corriqueiras dentro e fora da empresa.
• Dados de acesso como logins de redes sociais, blogs, bancos de imagens, sites de compras, sistemas internos ou banco de dados, nunca deverão ser informados a pessoas de fora da empresa, ou mesmo a funcionários não autorizados.
• O acesso aos recursos utilizados para compras, como cartões de crédito ou perfis em sites de pagamento deverão ser restritos apenas às pessoas autorizadas.
• Eventual acesso a ser concedido para terceiros será de inteira responsabilidade do colaborador chefe ou da gerência, que responderá solidariamente em eventual dano prejudicado.
• É proibido o acesso do colaborador chefe ou demais no local onde as informações estão armazenadas, com pendrive, HD´s, computadores ou demais meios de armazenamento de dados.
• É vedado a qualquer funcionário copiar os dados da Diamantina Toyota, enviar por e-mail, bater fotos, usar whatsapp, messenger ou qualquer outro instrumento, para o envio desses dados para terceiros não interessados ou que esteja ligado a atividades criminosas, salvo para fins estritamente profissionais conectados com o fim da Diamantina Toyota.
• Ninguém poderá vender informações que estejam com a nossa empresa.
• Eventual falta de observância a estas regras poderá implicar ao trabalhador as infrações previstas no processo administrativo regulamentar de resolução de conflitos e sanções.
RELAÇÃO COM O PATRIMÔNIO
• Não é permitido usufruir ou se apoderar de itens da Diamantina Toyota para fins pessoais, tais como equipamentos, materiais de escritório, alimentos e outros.
• Deverá ser observado fielmente as políticas de segurança da informação estabelecidas por esta sociedade.
• Sempre que for necessário utilizar equipamentos fora da empresa, principalmente em apresentações, eventos ou oferecimento de propostas, o funcionário deve fazer a identificação dos equipamentos junto ao setor de infraestrutura, informando a finalidade da utilização, data de empréstimo e devolução. Em caso de dúvida, consulte os termos de segurança na nossa política de privacidade que se encontra no rodapé do site www.toyotadiamantina.com.br.
• Em caso de extravio, furto, roubo ou qualquer outra situação que enseja na não devolução do equipamento, o funcionário deverá providenciar o boletim de ocorrência, em até 24 horas do ocorrido, e comunicar o caso imediatamente ao setor responsável, para que os devidos acessos sejam bloqueados e para o que for passível de rastreamento seja localizado. A infraestrutura também deverá ser avisada em casos de extravio, furto ou roubo de celulares pessoais que tenham aplicativos com acessos a informações da empresa.
• É proibido o acesso a conteúdos pornográficos no ambiente de trabalho.
• Recomendamos cautela ao acessar conteúdos potencialmente violentos ou ofensivos. É preciso tomar cuidado para que as ações não gerem incômodos às pessoas que estarão por perto ou terceiros.
• Os fatos aqui relatados deverão ser informados ao atendente do SAT - Antônio e ao DPO, através dos canais de atendimento constante da nossa política de privacidade, no prazo máximo de 2h após o ocorrido, independentemente do horário e do dia da semana.
RELAÇÃO COM O MERCADO E COM OS CONCORRENTES
• Apesar de estarmos sempre muito atentos aos movimentos dos nossos concorrentes, não é permitido que nenhum colaborador aja de forma ofensiva contra nenhum deles, seja por meio das redes sociais ou veículos de comunicação.
• É preciso tratar os concorrentes com respeito e ética, agindo de maneira estratégica, sem ferir os valores da empresa e sem prejudicar a atuação dessas empresas no mercado de forma desonesta e caluniosa. O contrário também não pode acontecer.
• Os encontros com concorrentes em eventos comuns no mercado são frequentes, portanto, informações sobre a empresa não devem ser compartilhadas com funcionários de outras companhias, seja de que origem for.
• Todas as informações, estratégias, metas e assuntos tratados devem ser mantidos em sigilo para pessoas de fora da empresa.
RELAÇÃO COM EMPRESAS PARCEIRAS, EVENTOS E PATROCÍNIOS
• A Diamantina Toyota é livre para firmar parcerias com empresas com os quais tenha compatibilidade de objetivos e valores.
• Caso algum trooper tenha sugestão ou identifique uma oportunidade de parceria, deve levar à área responsável.
• As condições para que a Diamantina Toyota estabeleça vínculos de patrocínio e parceria são:
1. Não estabelecer vínculo de patrocínio e parcerias com empresas que, notadamente, não compartilhem dos nossos valores;
2. Façam sentido com a estratégia de negócio da Diamantina Toyota, seja através de parcerias, eventos próprios e de terceiros e/ou ações de marketing;
3.Que a empresa ou parceiro estejam alinhados com os anseios desta empresa;
4. Não envolvam atividades que venham a ferir qualquer conduta citada neste código;
5. Obrigatoriamente as empresas parceiras deverão estar adequadas à Lei Geral de Proteção de Dados.
DEMAIS ORIETANÇÕES
ADENDO - ESTABELECE NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA PREVENÇÃO E COMBATE DO ASSÉDIO E DISCRIMINAÇÃO NO TRABALHO
(A) O COMPROMISSO DA DIAMANTINA TOYOTA À PREVENÇÃO E COMBATE AO ASSÉDIO
1 - A Diamantina Toyota é corresponsável pelo bem-estar e integridade de todos os seus trabalhadores no exercício das suas funções, em quaisquer situações em que eles estiverem representando a empresa.
2 - Não consideramos aceitável qualquer tipo de discriminação ou assédio por parte dos colaboradores com clientes, fornecedores, colegas e parceiros. Igualmente não é aceitável que clientes, fornecedores, colegas, ou parceiros, discriminem ou assediem os troopers da Diamantina Toyota, não importando o meio ou o local em que eles se encontrem. O procedimento e as medidas a serem tomadas serão detalhados nos itens abaixo.
3 - A Diamantina Toyota tem compromisso com a apuração e encaminhamento adequado dos casos delatados de discriminação e assédio, de qualquer natureza, às autoridades responsáveis caso a vítima formalize expressamente seu desejo de seguir em frente com a representação.
4 – A apuração das denúncias de discriminação e assédio será feita mediante a instauração de procedimento específico - PAR, garantindo-se o anonimato do denunciante, o sigilo do procedimento, a imparcialidade da comissão investigativa, o direito à informação das suas fases ao denunciante e a proteção do denunciante, inclusive a de natureza trabalhista, salvo comprovada a má-fé.
5 – A Diamantina Toyota manterá sempre efetivo o canal de denúncias de reporte de irregularidades, em especial de casos de assédio e discriminação, conforme especificado no item C2 a seguir.
8 – A Diamantina Toyota pode descontinuar qualquer relação profissional em decorrência de discriminação e assédio após a devida apuração em procedimento específico, considerando-se a gravidade da conduta.
9 – Ao funcionário que se sentir assediado ou discriminado é garantido a imediata interrupção da interação com o infrator, comunicando o fato ao seu líder e/ou gestor de sua equipe.
10 – Em todos os casos o suspeito terá direito ao contraditório e a ampla defesa, inclusive através de defesa técnica, com acesso a todas as informações, pessoalmente ou por seu advogado, não podendo os dados do PAR e suas provas saírem do ambiente de trabalho.
Eventual deslocamento desse tipo de informação deverá ser autorizado expressamente pelo comitê, inclusive para o advogado da defesa, devendo ser expedidos os termos de responsabilidade e confidencialidade para aquele que deseja acesso aos dados.
(B) COMO PROCEDER EM CASO DE ASSÉDIO OU DISCRIMINAÇÃO
1 - Todo assédio ou discriminação, mesmo que de forma tentada ou dissimulada, de natureza racista, homofóbica, machista, sexista, moral ou outro, deve ser comunicado ao gestor do colaborador, ao primeiro sinal de que isto esteja ocorrendo, para que a ação mais rápida e assertiva seja tomada.
2 – É garantida a realização de denúncia anônima pelo colaborador que se sinta assediado ou discriminado, ou seja testemunha de qualquer situação que envolva assédio ou discriminação, via canal de denúncias.
Parágrafo único: Instaurada a apuração a partir de denúncia anônima, o denunciado será comunicado pela comissão da responsabilidade de manutenção do sigilo, prezando pela harmonia do ambiente até que a apuração seja concluída.
3 – A partir da comunicação será instaurado procedimento específico para apuração dos fatos, proteção do denunciante (a) e encaminhamentos necessários, conforme descrito no PAR.
4 – O procedimento será iniciado com a elaboração do documento com a descrição da conduta, com o rito que este será regido em todas as fases, pelo contraditório e pela ampla defesa, tudo sob sigilo.
(B1) PROCEDIMENTO ESPECÍFICO DE ASSÉDIO OU DISCRIMINAÇÃO PRATICADO POR CLIENTES
1 – A comunicação de assédio ou discriminação praticado por cliente da Diamantina Toyota, nos canais específicos tem como efeito imediato a interrupção do seu contato, por qualquer forma, com o colaborador lesionado.
2 – Diante do compromisso da Diamantina Toyota com o tema assédio e discriminação e da geração automática de efeitos a partir de sua comunicação, será necessariamente instaurado procedimento específico para apuração da denúncia.
3 – O funcionário que julgar que o trato do cliente está sendo discriminatório ou abusivo deve buscar registrar toda a comunicação, salvando mensagens, e-mails, e tirando prints de conversas, para que haja contribuição efetiva na apuração do procedimento específico.
4 – Todas as ligações realizadas em telefones corporativos poderão ser gravadas e arquivadas num prazo de 6 meses, inclusive a objeto desta investigação.
5 - No âmbito do procedimento específico, todos os meios de prova admitidos em direito poderão ser produzidos, tais como os descritos no Código de Processo Civil e leis esparsas.
6 – Ao instaurar o procedimento, o comitê deverá indicar, no documento inicial, as diligências preliminares, necessárias à apuração da conduta descrita, tais como requisição de documentos, quebra do sigilo dos e-mails institucionais e das gravações telefônicas corporativas, cópia de mensagens, entre outras que se fizerem necessárias.
6.1 – As informações que forem confidenciais da vítima, como fotos, mensagens e outros, deverão ser fornecidas para eventual caracterização do dano.
6.2 – No caso de negativa, que venha a prejudicar a investigação, o caso será arquivado. Para tanto a vítima deverá assinar o termo escrito a respeito.
7 – O prazo do procedimento será de 30 (trinta dias), prorrogáveis por iguais e sucessivos períodos, desde que por decisão fundamentada e aprovada pela comissão, até que o caso seja definitivamente concluído, salvo hipótese abrangida no item 6.2.
8 – Será indicada no documento inicial a comissão que apreciará a denúncia, formada por 5 membros, sendo necessariamente 1 colaborador do departamento pessoal, 1 membro do Jurídico, 1 membro do comitê de LGPD, 1 da gerência, e 1 colaborador aleatório sem vínculo de amizade com a vítima ou o ofensor, excluindo-se deste grupo qualquer pessoa que porventura esteja envolvida no caso.
9 - A comissão mencionada irá eleger um relator para apreciação da denúncia e que será responsável por toda instrução do processo, como coleta de provas, entendimento com os envolvidos e emissão de relatório conclusivo com a indicação das medidas cabíveis para o caso, que será submetido à aprovação da respectiva comissão.
10 - Tanto relator, quanto a própria comissão, deverão atuar durante todo o procedimento observando os princípios da imparcialidade e equidade, sendo vedadas condutas que indiquem em pré-julgamento de qualquer das partes até a conclusão do processo ou que quebrem os princípios do contraditório ou da ampla defesa.
11 – Caso o (a) denunciante tenha se identificado, ele (a) poderá, a critério da comissão, ser comunicado dos atos do procedimento, inclusive de sua conclusão, devendo em qualquer caso ser advertido do dever de sigilo.
12 - O procedimento correrá em caráter estritamente sigiloso, resguardada a intimidade do potencial envolvido e do denunciante.
13 – O procedimento específico será concluído com decisão da comissão que importe em:
(13.1) reconhecimento do assédio ou da discriminação grave, a ensejar a quebra do contrato com o cliente;
(13.2) reconhecimento do assédio ou da discriminação leve, a ensejar a notificação do cliente sobre a política da Diamantina Toyota a respeito desses atos, com possibilidade de quebra do contrato em caso de reiteração da conduta;
(13.3) arquivamento pela não comprovação do assédio ou da discriminação, inclusive no caso de a vítima se negar a passar informações;
(13.4) arquivamento pela ausência de assédio ou de discriminação, com caracterização da má-fé do denunciante.
Parágrafo único. A caracterização da má-fé do denunciante pode ensejar seu desligamento por justa causa.
14 - As pessoas diretamente envolvidas poderão ter acesso, caso requeiram, ao documento decisório.
15 – A Diamantina Toyota, a seu exclusivo critério poderá, se entender cabível, encaminhar cópia do procedimento às autoridades responsáveis nos casos que houver indícios de prática de crime ou de contravenção penal, a não ser que a vítima esteja contrária.
(B2) PROCEDIMENTO ESPECÍFICO DE ASSÉDIO OU DISCRIMINAÇÃO PRATICADO POR COLABORADORES
1 – Caso a conduta denunciada tenha como agente, em tese, um funcionário da Diamantina Toyota, o procedimento específico seguirá as regras do procedimento previsto no item anterior.
2 – É assegurado o sigilo do procedimento, tanto da (o) denunciante quanto do denunciado (a), resguardando-se a privacidade, intimidade e dignidade dos envolvidos, nos mesmos moldes dos itens anteriores.
3 – Todos os meios de prova admitidos em direito poderão ser produzidos, a fim de buscar solução ao caso.
4 – É assegurado o amplo direito à defesa e ao contraditório ao denunciado (a) em todas as etapas procedimentais.
5 – A decisão será tomada pela comissão designada pela instância responsável e encaminhada ao diretor da empresa para aplicação de sanções disciplinares, se for o caso, conforme detalhado no Procedimento Interno.
6 – Sempre que possível e recomendável, a Diamantina Toyota promoverá o direito à retratação, como medida educativa e saneadora, desde que aceito expressamente pela vítima.
7 - O Trooper que iniciar um procedimento de denúncia não poderá sofrer qualquer tipo de retaliação por tal motivo, resguardada a possibilidade de responsabilização em caso de má-fé ou de omissão dos seus superiores.
8 – A Diamantina Toyota, a seu exclusivo critério poderá, se entender cabível, encaminhar cópia do procedimento às autoridades responsáveis nos casos que houver indícios de prática de crime ou de contravenção penal.
(C) COMO LIDAR COM O CLIENTE
1 - As bases das relações entre a Diamantina Toyota e o cliente estão estabelecidas, prioritariamente, em nossos termos de uso, de amplo conhecimento e divulgação no nosso site – www.toyotadiamantina.com.br, bem como em acordos e avenças comerciais eventualmente firmados entre partes.
2 - Toda interação com nossos clientes, seja ela pessoalmente, por telefone, correio eletrônico ou qualquer outro canal, deve focar em resultados positivos para o cliente e para a Diamantina Toyota.
3 - Todo e qualquer contato deve ser baseada no respeito mútuo e boa-fé, partindo tanto da Diamantina Toyota quanto do cliente.
4 - Não exigimos disponibilidade do profissional para atividades que o coloquem em situações de constrangimento causadas por postura inadequada do cliente.
5 – Prezamos pela cordialidade, respeito e visa sempre resolver suas demandas administrativamente, auxiliando o cliente no que for preciso.
Obrigado.